Aiheet

Ohjaustilan aiheet kertovat ohjaukseen osallistuville mistä asiasta ohjauksessa on kyse. Aiheita voi myös olla useampi, esimerkiksi silloin kun ohjauksen eri vaiheissa käsitellään eri teemoja. Aiheiden avulla pystytään seuraamaan myös mm. ohjauksen vaikuttavuutta.

Aiheita ovat:

• yleinen tilanne

• terveys

• arki

• sosiaaliset suhteet

• psyykkinen hyvinvointi

• itsetunto

• taidot ja osaaminen

• opiskelu

• työ ja ammatit

• talous

• harrastukset

• asuminen

• riippuvuudet
   

Ohjauksen edistyessä aiheita voidaan lisätä tai poistaa kuvaamaan asiakkaan todellista tilannetta. Aiheiden avulla kerätään tilastotietoa siitä, millaisia ongelmia asiakkailla esiintyy. Samalla saadaan tietoa asiantuntijoiden osaamisen kehittämistarpeista. Kertyneitä tilastoja tarkastellaan säännöllisesti.

Ilmoitukset

Koska ohjaustilassa ei olla jatkuvasti paikalla samaan aikaan, ohjaustilan keskusteluun tulleista uusista viesteistä lähtee ilmoitus asiakkaan sähköpostiin. Ilmoituksessa on linkki, josta asiakas kirjautumaan palveluun.

Palvelun sisäiset Ilmoitukset tunnistaa kello-kuvakkeesta. Ilmoituksen voi avata klikkaamalla kuvaketta. Osa palvelun ilmoituksista toimitetaan myös sähköpostiin.

Ohjaustilan sisällön lataaminen

Asiakas voi sisäänkirjautumisen jälkeen ladata ohjaustilan sisällön itselleen Omat ohjaustilat-sivulta tai ohjaustilassa sisällä Ohjauksen vaiheet-sivulta. Sisältö latautuu pdf-muodossa ja sisältää ohjaustilan perustiedot, ohjauksen vaiheet, tehtävät, listauksen tapahtumista ja muistiinpano, sekä keskustelut. Asiantuntijan on mahdollista myös kirjoittaa Ohjauksen yhteenveto, joka liitetään osaksi pdf-tiedostoa. Pdf-tiedoston lisäksi asiakkaan on mahdollista ladata vielä haluamansa ohjaustilaan liitetyt liitteet. Liitteet on listattu lataa ohjaustilan sisältö näkymään allekkain.

Asiakas voi ladata sisällön milloin vain: ohjaustilan ollessa aktiivinen, suljettu ja myös silloin kun ohjaustila on jo arkistoitu.

Muistuta asiakasta lataamaan sisältö itselleen, kun ohjaus on päättymässä.

Ohjaustilan sulkeutuminen, arkistointi ja säilytysajat

Ohjaustila voi sulkeutua kahdella eri tavalla:

Asiantuntija voi sulkea ohjaustilan, kun ohjaus on päättynyt tai sen sulkeminen on muusta syystä ajankohtaista.
TAI
Ohjaustila sulkeutuu automaattisesti, jos asiakas ei tunnistautudu ohjaustilaan kolmeen (3) kuukauteen.

Sulkeutumisesta kolme (3) kuukautta eteenpäin voit vielä kirjautua ohjaustilaan sisään ja lähettää asiantuntijalle viestejä. Tarpeen vaatiessa asiantuntija voi aktivoida ohjaustilan uudestaan.

Arkistoitu ohjaustila

Kun ohjaustila on ollut suljettuna kolme (3) kuukautta. Se arkistoidaan yhdeksi (1) vuodeksi ja arkistoitu ohjaustila näkyy vain asiakkaalle.

Käyttäjäorganisaation pääkäyttäjän on myös mahdollista arkistoida asiantuntijoiden asiakkailleen perustamia ohjaustiloja. Näin voi tapahtua, jos ohjaustilan perustanut asiantuntija ei ole enää käytettävissä esimerkiksi sairausloman tai työsuhteen päättymisen vuoksi. Tällaisessa tilanteessa asiakas saa sähköpostilla ohjeet kuinka toimia.

Asiakas näkee arkistoidun ohjaustilan “omat ohjaustilasi” -sivulla 15 kuukautta sen sulkeutumisesta. Arkistointi ajan jälkeen ohjaustila häviää pysyvästi ja samalla sen sisältö poistetaan. Jos poistettu ohjaustilasi on ainoa asiakkaan ohjaustila, niin samalla palvelusta ja rekisteristä poistetaan kaikki asiakkaaseen liittyvät tiedot.

Ohjaustilan säilytysajoissa voi olla käyttäjäorganisaatio kohtaisia eroja. Eroavaisuuksia syntyy esimerkiksi silloin kun käyttäjäorganisaatio on viranomainen, jonka toimintaa säädellään laissa. Lopulliset säilytysajat selviävät käyttäjäorganisaation tietosuojaselosteesta. Tiedot löydät ohjaustilan perustaneen asiantuntijan organisaation tietosuojaselosteesta. Linkki tietosuojaselosteeseen löytyy asiantuntijan tietojen alta, ohjautilan “Osallistujat”-näkymässä.