Lyhyesti

Ohjaustaverkossa.fi tarjoaa neuvonta- ja ohjausorganisaatioille palvelukanavan ja ohjaustilan, joiden avulla neuvontaa ja ohjausta voidaan tarjota verkossa suojatussa ympäristössä tietoturvallisesti. Tällä hetkellä palvelua käyttävät neuvonta- ja ohjausorganisaatiot löytyvät palveluntuottajat-sivulta.

Verkko-ohjauksen keskeinen idea on tietoturvallinen virtuaalinen alusta, jonka avulla asiakas voi

  • käydä asiantuntijan kanssa luottamuksellista keskustelua kirjoittamalla,

  • jakaa asiantuntijalle henkilökohtaisia tietoja ja tiedostoja turvallisesti,

  • työstää asiantuntijan suosittelemien aktivoivien tehtävien avulla tilannetta myös ohjauskeskustelujen välissä.

Asiantuntijana tarvitset nettiselaimen sekä vahvan tunnistautumisen välineet. Palvelu täydentää muita, jo käytössä olevia viestintäkanavia monikanavaisessa ohjauksessa.

Käyttäjätili

Jotta sinulle voidaan luoda käyttäjätili organisaatiollasi täytyy myös olla tili palvelussa. Taustaorganisaatiosi (usein työnantajasi) on vastuussa joistakin tietosuoja-asetukseen liittyvistä seikoista kuten rekisterien ylläpidosta  ja osoitusvelvollisuudesta. Oman organisaatiosi lisäksi käyttäjätilisi yhdistetään Ohjaustaverkossa.fi -palvelun yleiseen käyttäjätietokantaan käytön mahdollistamiseksi.

 

Kirjautuminen

Ennen ensimmäistä kirjautumista palvelun pääkäyttäjän täytyy luoda sinulle käyttäjätili, joka on sidottu taustaorganisaatioosi (usein työnantaja). Varmista, että tarvittavat alkutoimet on tehty ennen kirjautumista palveluun.

Tilin luomisen jälkeen asiantuntijan roolissa sinulla on kaksi (2) vaihtoehtoa kirjautua palveluun.

  1. VIRTU-tunnistautuminen on mahdollista viranomaiselle, jolla on käytössä VIRTU-tunnukset.
    Lisätietoa VIRTU-tunnistautumisesta saat palvelun ohjeista.

  2. Suomi.fi -tunnistautuminen
    Lisätietoa Suomi.fi-tunnistautumisesta saat palvelun ohjeista.


Kirjautumisen vaiheet

  1. Palvelun käyttöä varten tarvitset sähköpostitiliäsi, VIRTU-tunnukset tai Suomi.fi tunnistautumista varten varmennekortin, mobiilivarmenteen tai pankin myöntämät verkkopankkitunnukset. Ota ne valmiiksi esille.

  2. Avaa selain (Edge, Chrome, Firefox tai Safari) ja mene ohjaustaverkossa.fi-palvelun etusivulle

  3. Seuraavaksi klikkaa ”Tunnistaudu”-painiketta.

  4. Valitse haluamasi tunnistustapa ja seuraa palveluntarjoajan ohjeita.

  5. Kun tunnistautuminen on onnistunut pääset sisään palveluun ja sinulle avautuu Oman näkymän Yleinen työjono-välilehti.

 

Omat tiedot

Voit hallita omia tietojasi valitsemalla nimesi alta avautuvasta valikosta Omat tiedot-sivun.

Omat tiedot-sivulla näet myös kaikki organisaatiot, joissa sinulla on joku käyttäjärooli palvelussa.

 

Useampaan kuin yhteen organisaatioon kuuluminen

Asiantuntija voi kuulua useampaan kuin yhteen organisaatioon. Tämä piirre mahdollistaa monialaisen ohjaustyön verkosto-organisaatioissa. Kaikki organisaatiosi ja käyttäjäroolit kussakin organisaatiossa on listattu Omat tiedot -sivulla.

Kun kirjaudut palveluun sisälle näet sivun vasemmasta yläkulmasta kulloinkin valitun organisaation. Oma näkymän sisältö liittyy aina valittuna olevaan organisaatioon. Esimerkiksi Yleisen työjonon ja Omat asiakkaat sivujen sisältö liittyy aina valittuna olevaan organisaatioon.

Ohjaustila- , viesti-, tehtäväpohjat ja aineistot, jotka ovat käyttäjän omia näkyvät samalla tavalla kaikissa käyttäjän organisaatioissa. Jos jaettava materiaali on jaettu organisaatiolle, niin se näkyy vain sen organisaation sisällä, johon se on jaettu.

Oikeudet sinulle määrittää kunkin organisaation pääkäyttäjä. Kun olet kirjautuneena palveluun näet vasemmasta yläkulmasta aktiivisen organisaation. Oma näkymä-osion sisältö koostuu tällöin useamman organisaation yleisestä työjonon, asiakaskunnan ja muiden sisältöjen kokonaisuudesta. Huomaa kuitenkin, että voit toimia vain yhden organisaation näkymissä kerrallaan. Organisaation valinnan voit tehdä sisään kirjautuneena vasemmasta ylälaidasta.
 

Organisaation vaihtaminen tai palvelun käytön lopettaminen

Kun lopetat työsi tai jäät pidemmäksi aikaa sivuun (loma, sairaus, virkavapaa jne.) Muistathan sulkea kaikki aktiiviset ohjaustilasi ja ilmoittaa siitä myös ohjaustilojen asiakkaille.

Jos lopetat työsi, etkä enää tule käyttämään ohjaustaverkossa.fi palvelua, niin muistuta organisaatiosi pääkäyttäjää poistamaan käyttäjätilisi.

Jos kuitenkin käy niin, että unohdat käyttäjätilillesi aktiivisia ohjaustiloja, niin organisaation pääkäyttäjä voi ne arkistoida ja samalla lähettää asiakkaalle viestin miten toimia, jos ohjaus jäi kesken.

 

Poissaolosta ilmoittaminen

Omat tiedot osiossa sinulla on mahdollisuus ilmoittaa poissaolosta poissaoloilmoitus-toiminnon avulla. Tämä auttaa organisaatiosi pääkäyttäjiä jakamaan työtä niin, että poissaolosi huomioidaan.

Kirjautuminen

Ennen ensimmäistä kirjautumista palvelun pääkäyttäjän täytyy luoda sinulle käyttäjätili, joka on sidottu taustaorganisaatioosi (usein työnantaja) Varmista, että tarvittavat alkutoimet on tehty ennen kirjautumista palveluun.

Tilin luomisen jälkeen asiantuntijan roolissa sinulla on kaksi (2) vaihtoehtoa kirjautua palveluun.

  1. VIRTU-tunnistautuminen on mahdollista viranomaiselle, jolla on käytössä VIRTU-tunnukset.
    Lisätietoa VIRTU-tunnistautumisesta saat palvelun ohjeista.

  2. Suomi.fi -tunnistautuminen
    Lisätietoa Suomi.fi-tunnistautumisesta saat palvelun ohjeista.


Kirjautumisen vaiheet

  1. Palvelun käyttöä varten tarvitset sähköpostitiliäsi, VIRTU-tunnukset tai Suomi.fi tunnistautumista varten varmennekortin, mobiilivarmenteen tai pankin myöntämät verkkopankkitunnukset. Ota ne valmiiksi esille.

  2. Avaa selain (Edge, Chrome, Firefox tai Safari) ja mene ohjaustaverkossa.fi-palvelun etusivulle

  3. Seuraavaksi klikkaa ”Tunnistaudu”-painiketta.

  4. Valitse haluamasi tunnistustapa ja seuraa palveluntarjoajan ohjeita.

  5. Kun tunnistautuminen on onnistunut pääset sisään palveluun ja sinulle avautuu Oman näkymän Yleinen työjono-välilehti.

Omat tiedot

Voit hallita omia tietojasi valitsemalla nimesi alta avautuvasta valikosta Omat tiedot-sivun.

Omat tiedot-sivulla näet myös kaikki organisaatiot, joissa sinulla on joku käyttäjärooli palvelussa.

 

Useampaan kuin yhteen organisaatioon kuuluminen

Asiantuntijoiden osalta palvelu mahdollistaa useampaan kuin yhteen organisaatioon kuulumisen. Kaikki organisaatiosi ja käyttäjäroolit kussakin organisaatiossa on listattu Omat tiedot -sivulla.

Kun kirjaudut palveluun sisälle näet sivun vasemmasta yläkulmasta kulloinkin valitun organisaation. Oma näkymän sisältö liittyy aina valittuna olevaan organisaatioon. Esimerkiksi Yleisen työjonon ja Omat asiakkaat sivujen sisältö liittyy aina valittuna olevaan organisaatioon.

Ohjaustila- , viesti-, tehtäväpohjat ja aineistot, jotka ovat käyttäjän omia näkyvät samalla tavalla kaikissa käyttäjän organisaatioissa. Jos jaettava materiaali on jaettu organisaatiolle, niin se näkyy vain sen organisaation sisällä, johon se on jaettu.

Oikeudet sinulle määrittää kunkin organisaation pääkäyttäjä. Kun olet kirjautuneena palveluun näet vasemmasta yläkulmasta aktiivisen organisaation. Oma näkymä-osion sisältö koostuu tällöin useamman organisaation yleisestä työjonon, asiakaskunnan ja muiden sisältöjen kokonaisuudesta. Huomaa kuitenkin, että voit toimia vain yhden organisaation näkymissä kerrallaan. Organisaation valinnan voit tehdä sisään kirjautuneena vasemmasta ylälaidasta.
 

Organisaation vaihtaminen tai palvelun käytön lopettaminen

Kun lopetat työsi tai jäät pidemmäksi aikaa sivuun (loma, sairaus, virkavapaa jne.) Muistathan sulkea kaikki aktiiviset ohjaustilasi ja ilmoittaa siitä myös ohjaustilojen asiakkaille.

Jos lopetat työsi, etkä enää tule käyttämäänohjaustaverkossa.fi palvelua, niin muistuta organisaatiosi pääkäyttäjää poistamaan käyttäjätilisi.

Jos kuitenkin käy niin, että unohdat käyttäjätilillesi aktiivisia ohjaustiloja, niin organisaation pääkäyttäjä voi ne arkistoida ja samalla lähettää asiakkaalle viestin miten toimia, jos ohjaus jäi kesken.

 

Poissaolosta ilmoittaminen

Omat tiedot osiossa sinulla on mahdollisuus ilmoittaa poissaolosta poissaoloilmoitus-toiminnon avulla. Tämä auttaa organisaatiosi pääkäyttäjiä jakamaan työtä niin, että poissaolosi huomioidaan.

Oma näkymä

Oma näkymä kokoaa verkko-ohjaus- ja neuvontatyön kannalta olennaiset työkalut yhteen näkymään. Etusivuna toimii Yleinen työjono-sivu.

Kokonaisuudessaan Oma näkymä-osiosta löytyvät seuraavat sisällöt:

 

Yleinen työjono

Yleinen työjono on tärkeä työkalu systemaattisen asiakaspalvelun ja annetun palvelulupauksen toteutumisen varmistamiseksi. Yleinen työjono näyttää kaikki organisaatiollesi tulleet palvelupyynnöt ohjaustaverkossa.fi -palvelussa.

Palvelupyyntöjen tyypit ovat:

  1. Ohjauspyyntö, johon voi

    1. vain vastata

    2. ja tarvittaessa perustaa ohjaustilan.

    Ohjauspyyntöjä näkevät asiantuntijan käyttöoikeuksilla varustetut asiantuntijat.

  2. Neuvontapyyntö, johon voi vain vastata.

    Neuvontapyyntöjä näkevät neuvojan käyttöoikeuksilla varustetut asiantuntijat.

 

Avoimet palvelupyynnöt

Riippuen siitä tekeekö organisaatiosi neuvonta- vai ohjaustyötä tai molempia, yleisessä työjonossa näkyvät kaikki asiakkaiden lähettämät palvelupyynnöt.

Sivulla olevasta listauksesta voit avata yksittäisen palvelupyynnön ja tarkastella sitä. Yksittäisen palvelupyyntösivun alaosassa löytyvät seuraavat toiminnot:

  • Vastaus asiakkaalle - lomake
    Lomakkeen avulla voit vastata asiakkaalle suoraan, vastauksen jälkeen palvelupyyntö siirtyy arkistoon. Jos asiakas esittää jatkokysymyksen, palvelupyyntö siirtyy takaisin yleiseen työjonoon.

  • Palauta työjonoon
    Palauttaa palvelupyynnön avoimeen tilaan yleiseen työjonoon, myös selaimen “takaisin”-nappi palauttaa palvelupyynnön työjonoon.

  • Tallenna omiin asiakkaisiin
    Poistaa palvelupyynnön yleisestä työjonosta ja tallentaa sen omiin asiakkaisiin. Toiminnon avulla voit poimia itsellesi haluamasi tehtävät työjonosta, jotka teet myöhemmin palvelulupaus huomioiden.)

  • Perusta ohjaustila
    Poistaa palvelupyynnön yleisestä työjonosta ja siirtyy ohjaustilan perustamistoimintoihin. (Sinulla tulee olla käyttäjärooli: “Ohjaaja”, jotta voit perustaa ohjaustiloja)

  • Siirrä toiselle asiantuntijalle
    Poistaa palvelupyynnön yleisestä työjonosta ja siirtää sen määritellyn asiantuntijan omiin asiakkaisiin. Asiantuntija, jonka omiin asiakkaisiin palvelupyyntö siirretään saa siirrosta ilmoituksen ja kirjoittamasi viestin. Huom. Voit siirtää palvelupyynnön vain oman organisaatiosi käyttäjille.

  • Arkistoi palvelupyyntö
    Poistaa palvelupyynnön yleisestä työjonosta ja arkistoi sen.

 

Arkistoidut palvelupyynnöt

Sivulla olevasta listauksesta voit avata yksittäisen arkistoidun palvelupyynnön ja tarkastella sitä. Avatulta sivulta löytyvät kaikki samat toiminnot kuin avoimissa palvelupyynnöissä (kts. Avoimet palvelupyynnöt).

Omat asiakkaat

Omat asiakkaat näkymään on koottu kaikki perustamasi ohjaustilat sekä omat, avoimet palvelupyynnöt.

 

Omat ohjaustilat

Omat ohjaustilat listauksessa näet kaikki ohjaustilasi. Voi rajata myös listanäkymää valitsemalla aktiiviset ohjaustilat tai suljetut ohjaustilat näkymät. Listan lopussa olevasta “Avaa”-painikkeesta pääset sisään ohjaustilaan.

 

Omat palvelupyynnöt

Riippuen siitä tekeekö organisaatiosi neuvonta- vai ohjaustyötä tai molempia, yleisessä työjonossa näkyvät kaikki  asiakkaiden lähettämät palvelupyynnöt.

Sivulla olevasta listauksesta voit avata yksittäisen palvelupyynnön ja tarkastella sitä. Yksittäisen palvelupyyntösivun alaosassa löytyvät seuraavat toiminnot:

  • Vastaus asiakkaalle - lomake
    Lomakkeen avulla voit vastata asiakkaalle suoraan, vastauksen jälkeen palvelupyyntö siirtyy arkistoon. Jos asiakas esittää jatkokysymyksen, palvelupyyntö siirtyy takaisin yleiseen työjonoon.

  • Palauta työjonoon
    Palauttaa palvelupyynnön avoimeen tilaan yleiseen työjonoon.

  • Tallenna omiin asiakkaisiin
    Poistaa palvelupyynnön yleisestä työjonosta ja tallentaa sen omiin asiakkaisiin. Toiminnon avulla voit poimia itsellesi haluamasi tehtävät työjonosta, jotka teet myöhemmin palvelulupaus huomioiden.

  • Perusta ohjaustila
    Poistaa palvelupyynnön yleisestä työjonosta ja siirtyy ohjaustilan. (Sinulla tulee olla käyttäjärooli: “Ohjaaja”, jotta voit perustaa ohjaustiloja)

  • Siirrä toiselle asiantuntijalle
    Poistaa palvelupyynnön yleisestä työjonosta ja siirtää sen määritellyn asiantuntijan omiin asiakkaisiin. asiantuntija, jonka omiin asiakkaisiin palvelupyyntö siirretään saa siirrosta ilmoituksen ja kirjoittamasi viestin. Huom. Voit siirtää palvelupyynnön vain oman organisaatiosi käyttäjille.

  • Arkistoi palvelupyyntö
    Poistaa palvelupyynnön yleisestä työjonosta ja arkistoi sen.

 

Luo ohjaustila

Luo ohjaustila -näkymässä voit luoda uuden, asiakkaan tarpeiden mukaisen ohjaustilan. Mikäli teet usein samankaltaista ohjaustyötä, osio tarjoaa myös mahdollisuuden luoda ohjaustilapohjia, joita voit käyttää uudelleen. Tämä nopeuttaa ohjaustilan luomista.

 

Ohjaustilan luominen

Ohjaustilan luominen on jäsennelty kolmeen osaan:

  • Perustiedot 

    • Ohjaustilan luominen tapahtuu Luo ohjaustila -välilehdellä.

    • Perustiedoissa tärkein kohta on asiakkaan sähköposti. Sitä käytetään yhdistämään perustettu ohjaustila ja tunnistautunut asiakas.

    • Ohjaustilalle on hyvä antaa kuvaava nimi ja valita siihen liittyvät aiheet. Aiheet kertovat asiakkaalle mistä asioita keskustellaan. Aiheiden valinta tärkeää myös seurannan näkökulmasta.

    • Ohjaustilan perustanut asiantuntija toimii lähtökohtaisesti aina asiakkaan “omana asiantuntijana” ohjaustilassa. Tietosuojan kannalta ei ole järkevää perustaa ohjaustilaa asiakkaalle ja sen jälkeen heti kutsua toinen asiantuntija aloittamaan ohjaus.

    • Organisaation valinta on mahdollista vain silloin, jos toimit useammassa organisaatiossa.

  • Viesti asiakkaalle

    • Viesti asiakkaalle on tärkeä ohje ohjauksen käynnistämisessä. Voit valita valmiin viestipohjan ja muokata sitä tai kirjoittaa kokonaan uuden viestin. Viestin tulisi sisältää kaikki ohjauksen käynnistämisen kannalta tärkeät tiedot kuten kirjautumisohjeen ja linkki ohjaustaverkossa.fi etusivulle.
      Huomaa, että kutsuviesti ei sisällä ns. yksilöityä linkkiä ohjaustilaan liittymiseen vaan sisään kirjautuminen luotuun ohjaustilaan tapahtuu aina vahvan tunnistautumisen kautta ohjaustaverkossa.fi etusivulta.

    • Asiakkaalle lähtenyt viesti näkyy myös ohjaustilan keskustelu-näkymän ensimmäisenä viestinä, joten voit jo aloittaa ohjaukseen liittyvien asioiden läpikäymisen tässä kohtaa, jos niin haluat.

  • Ohjaustilapohjan valinta

    • Mikäli haluat käyttää valmiiksi tehtyä ohjaustilapohjaa voit valita sen tässä kohdassa. Valmiissa ohjaustilapohjissa voi olla esimerkiksi tietyt vaiheet tai tehtävät valmiina. Oletuspohjana toimii tyhjä ohjaustilapohja.

 

Ohjaustilapohjan luominen

Tekemällä valmiin ohjaustilapohjan, joka noudattaa tyypillistä ohjaustasi helpotat omaa työskentelyäsi, koska voit käyttää samaa pohjaa useamman kerran. Ohjaustilapohjia kannattaa olla useampi riippuen ohjauksen aiheesta/aiheista. Ohjaustilapohjat ovat valittavissa Luo ohjaustila -välilehdellä.

  • Ohjaustilapohjan luominen
    Uuden ohjaustilapohjan luominen käynnistyy “Luo uusi ohjaustilapohja”-painikkeesta.

  • Ohjaustilapohjan nimeäminen ja muut perustiedot
    Ensimmäisessä vaiheessa sinulta kysytään ohjaustilapohjan nimeä, aiheita ja jakoasetuksia. Täytettyäsi tiedot saat vahvistuksen ohjaustilapohjan luomisesta. Uusi ohjaustilapohja löytyy pääsivun alareunassa olevaan ohjaustilapohjalistauksesta.

  • Ohjaustilapohjan muokkaaminen
    Painamalla “Avaa”-painiketta haluamasi ohjaustilapohjan kohdalta listasta, pääset muokkaamaan ohjaustilan perustietoja tai ohjaustilapohjan sisältöä.

  • Ohjaustilapohjan sisällön muokkaaminen - ohjaustilanäkymä
    Klikkaamalla “Muokkaa sisältöä -painiketta pääset sisään ohjaustilapohjan näkymään, jossa voit muokata ohjaustilan eri osioita. Voit esimerkiksi tehdä vaiheet ohjaukseen, valmistella tehtävät ja tuoda tarpeelliset aineistot. Huom! tekemäsi muutokset tallentuvat automaattisesti!

  • Ohjaustilapohjan sisällön muokkaamistilasta poistuminen
    Pääset takaisin omaan näkymään ylätunnisteen “Oma näkymä”-linkistä.

 

Oma kalenteri

Omaan kalenteriin on koottu tehtävät ja tapahtumat kaikista asiakkaittesi ohjaustiloista seurannan helpottamiseksi. Klikkaamalla tapahtumaa tai tehtävää kalenterissa näet siitä lisätietoja ja voit siirtyä suoraan kyseiseen ohjaustilaan.


Kalenteriin merkityistä tehtävistä ja tapahtumista lähtee asiakkaalle erillinen muistutus sähköpostitse vuorokautta ennen määrähetkeä.

Tehtäväpohjat

Tehtäväpohjat-näkymässä voi selailla ja muokata tehtäväpohjia. Tehtäväpohjat ovat hyödyllinen työkalu säästää aikaa ja kierrättää toimivia tehtäviä eri ohjaustiloissa:


Tehtäväpohjien hakeminen ja muokkaaminen
 

  • Hakutoiminto ja suodattimet
    Tehtäväpohjia on kolmen tyyppisiä: omia, organisaation käyttöön tarkoitettuja ja yleisiä tehtäväpohjia. Voit hakea kaikkia tyyppejä vapaasanahaulla tai suodattaa hakutuloksia hakusuodattimien avulla.
    Jos annat useamman hakusanan, etsitään kohteita jotka sisältävät kaikki annetut hakusanat.

  • Tehtäväpohjan tarkastastelu ja muokkaus
    Voit tarkastella haluamaasi tehtäväpohjaa avaamalla sen listauksesta. Voit myös muokata tehtäväpohjaa, mikäli sinulla on muokkausoikeudet. Tunnistat muokkausoikeudet siitä, että sinulle näkyy tehtävän yhteydessä “Muokkaa”-painike. Voit myös tehdä kopion tehtävästä, jolloin pääset muokkaamaan sen sisältöä. Kopion tekemisen yhteydessä pääset uudelleen nimeämään tehtäväpohjan ja määrittelemään sille käyttöoikeudet.
    Hyvä käytäntö on kopioida itselle organisaatiolle jaettu pohja ja muokata siitä oma versio, jotta voi varmistua, ettei pohjaa ole muokattu huomaamattasi.
    Organisaatiolle jaettua pohjaa muokatessa on myös hyvä viestiä siitä omalle organisaatiolle.


Tehtäväpohjan luominen
 

  • Luo tehtäväpohja-välilehti
    Luo tehtäväpohja-välilehdellä voi luoda uuden tehtäväpohjan lomakkeen avulla.

  • Uuden tehtäväpohjan tallennus
    Voit tallentaan tehtäväpohjan painamalla “Tallenna”-painiketta, jonka jälkeen saat vahvistuksen uuden tehtäväpohjan luomisesta. Uusi tehtäväpohja näkyy nyt hakulistauksessa Hae tehtäväpohjista-välilehdellä.

 

Viestipohjat

Viestipohjat-näkymässä voi selailla ja muokata viestipohjia. Viestipohjat ovat hyödyllinen työkalu, joka säästää aikaasi.


Viestipohjien hakeminen ja muokkaaminen
 

  • Hakutoiminto
    Viestipohjia on kolmen tyyppisiä: omia, organisaation käyttöön tarkoitettuja ja yleisiä viestipohjia. Voit hakea kaikkia tyyppejä vapaasanahaulla tai suodattaa hakutuloksia hakusuodattimien avulla.

  • Viestipohjan tarkastelu ja muokkaus
    Voit tarkastella haluamaasi viestipohjaa avaamalla sen listauksesta. Voit myös muokata viestipohjaa, mikäli sinulla on muokkausoikeudet. Tunnistat muokkausoikeudet siitä, että sinulle näkyy viestin yhteydessä “Muokkaa”-painike. Voit myös tehdä kopion viestistä, jolloin pääset muokkaamaan sen sisältöä. Kopion tekemisen yhteydessä pääset uudelleen nimeämään viestipohjan ja määrittelemään sille käyttöoikeudet.
    Hyvä käytäntö on kopioida itselle organisaatiolle jaettu pohja ja muokata siitä oma versio, jotta voi varmistua, ettei pohjaa ole muokattu huomaamattasi.
    Organisaatiolle jaettua pohjaa muokatessa on myös hyvä viestiä siitä omalle organisaatiolle.

 

Viestipohjan luominen
 

  • Luo viestipohja-välilehti
    Luo viestipohja-välilehdellä voi luoda uuden viestipohjan lomakkeen avulla.

  • Uuden viestipohjan tallennus
    Voit tallentaan viestipohjan painamalla “Tallenna”-painiketta, jonka jälkeen saat vahvistuksen uuden viestipohjan luomisesta. Uusi viestipohja näkyy nyt hakulistauksessa Hae viestipohjista-välilehdellä.

 

Aineistopankki

Aineistopankki-näkymässä voi selailla ja tuoda palveluun ohjauksessa tarvittavia aineistoja. Aineistopankki säästää aikaasi, koska ohjauksessa tarvittavat aineistot löytyvät täältä helposti.
 

Aineistojen hakeminen ja muokkaaminen
 

  • Hakutoiminto
    Aineistot ovat erilaisia ohjauksessa tarpeellisia tiedostomuotoisia aineistoja. Aineistoja on kolmen tyyppisiä: omia, organisaation käyttöön tarkoitettuja ja yleisiä aineistoja. Voit hakea kaikkia tyyppejä vapaasanahaulla tai suodattaa hakutuloksia hakusuodattimien avulla.

  • Aineiston tarkastelu
    Voit tarkastella haluamaasi aineistoa avaamalla sen listauksesta. Voit myös ladata aineiston itsellesi tai tehdä siitä uuden kopio aineistopankkiin. Kopion tekemisen yhteydessä pääset uudelleen nimeämään aineiston ja määrittelemään sille käyttöoikeudet.

 

Aineistojen lisääminen
 

  • Lisää aineisto-välilehti
    Lisää aineisto-välilehdellä voit tuoda uuden aineiston lomakkeen avulla.

  • Uuden aineiston tallennus
    Voit tallentaan aineiston painamalla “Tallenna”-painiketta, jonka jälkeen saat vahvistuksen uuden aineiston tuomisesta aineistopankkiin. Uusi aineisto näkyy nyt hakulistauksessa Hae aineistoja-välilehdellä.

Muita tärkeitä toimintoja

Jakoasetukset

Palvelussa voidaan hyödyntään tehtyjä sisältöjä useampaan kertaan helpottamaan asiantuntijoiden työtä. Jaettavia sisältöjä ovat viestipohjat, tehtäväpohjat ja erilaiset aineistot.

Luodessasi palveluun sisältöjä, pääset määrittelemään jakoasetukset itse. Sisältöjen jakoasetukset ovat seuraavat:

  • Vain omaan käyttöön tarkoitetut sisällöt

    • Kukaan muu ei näe, eikä voi ottaa käyttöönsä vain itselle luotuja sisältöjä.

  • Vain oman organisaation käyttöön tarkoitetut sisällöt

    • Oman organisaation ulkopuolinen asiantuntija ei näe, eikä voi ottaa käyttöönsä vain itselle luotuja sisältöjä.

    • Organisaation pääkäyttäjät voivat hallita organisaatiolle jaettuja sisältöjä.

  • Yleiset sisällöt

    • Sisällöt ovat kaikkien palvelun asiantuntijoiden käytössä yli organisaatiorajojen.

 

Jaetuista sisällöistä voi tehdä itselleen kopion ja näin muokata esim. organisaatiolle jaettua viestipohjaa oman näköisekseen ja omaan käyttöön. Organisaatiolle jaettua materiaalia voi muokata vain sen tekijä tai organisaation pääkäyttäjät.

Huom! Huomioi aina tekijänoikeudet käyttäessäsi ja jakaessasi erilaisia sisältöjä palvelussa.
Joidenkin sisältötyyppien jakomahdollisuuksia on palvelussa rajattu etukäteen.

Ohjaustila

Ohjaustila on verkkopohjaisen ohjauksen vuorovaikutusympäristö, jossa työskentelet asiakkaittesi kanssa. Ohjaustilan etusivuna toimii keskustelu-sivu, jossa voit käydä keskusteluja asiakkaiden ja monialaisessa ohjauksessa myös muiden ohjaajien kanssa. Kokonaisuudessaan ohjaustilan päävalikosta löytyvät seuraavat sisällöt:

Keskustelu

Keskustelu-osiossa voit keskustella joko reaaliaikaisesti tai viiveellä riippuen siitä ovatko kaikki paikalla samanaikaisesti. Keskustelu ohjaustilassa on aina luottamuksellista. Kommenttejasi tai jakamiasi tiedostoja ei näe kukaan muu kuin ohjaustilaan kutsut henkilöt.

Ohjauksen vaiheet

Ohjauksen vaiheet-sivulle on rakennettu kooste koko ohjausprosessista. Sivulta löytyy myös erilaisia tietoja, kuten nostoja tulevista tehtävistä ja tapahtumista. Ohjauksen palautekyselyn linkki ja ohjauksen kokonaisyhteenveto löytyvät myös tältä sivulta.

Vaiheet

Ohjauksen vaiheet kohdassa näet aikajanan ohjauksen eri vaiheista sekä missä kohdassa ohjausprosessi on tarkasteluhetkellä. asiantuntijana voit muokata vaiheita ohjauksen tarpeiden mukaan.

Aiheet

Voit määritellä ohjauksen aiheita, aiheita voi olla useampi kuin yksi. Voit myös muokata ohjauksen aiheita ohjausprosessin aikana tarpeen mukaan. Myös asiakas näkee aiheet.

Osallistujat

Kohdasta näet ohjaukseen osallistujien tiedot. Monialaisessa ohjauksessa ohjaajia voi olla useampi.

Asiakkaat

Kohdasta näet oman nimesi ohella muut samassa tilassa olevat asiakkaat. Lähtökohtaisesti ohjaustila on asiakkaalle henkilökohtainen, mutta suostumuksen kautta sitä voi käyttää myös ryhmäohjaukseen.

Tulevat tapahtumat

Kohdasta näet ohjaukseen kytkeytyvät tulevat tapahtumat. Voit asiantuntijana lisätä ja muokata tapahtumia tarpeen mukaan Kalenteri-näkymässä.

Tulevat tehtävät

Kohdasta näet ohjaukseen kytkeytyvät tulevat tehtävät. Voit asiantuntijana lisätä ja muokata tehtäviä tarpeen mukaan Tehtävä-näkymässä.

Ohjaustilan sisältö

Kohdassa voit kirjoittaa yhteenvedon ohjauksesta asiakkaalla. Yhteenveto auttaa asiakasta. Asiakas voi ladata ohjaustilan sisällön PDF-tiedostona. Tiedosto sisältää kirjoittamasi yhteenvedon, ohjaustilan tiedot, keskustelut, tapahtumat, tehtävät ja tiedon osallistujista. Aineistot ja liitteet eivät ole mukana. Muistuta asiakasta lataamaan tai tulostamaan erikseen haluamansa Ohjaustilan aineistot ja liitteet.

Kalenteri

Kalenteri-sivulta näet ohjaukseen liittyvät tapahtumat, kuten esimerkiksi tehtävien määräpäivät. Kalenteriin merkityistä tehtävistä ja tapahtumista asiakas saa muistutusviestin sähköpostilla vuorokautta ennen määrähetkeä. Voit asiantuntijana lisätä ja muokata tapahtumia tarpeen mukaan.

Tehtävät

Tehtävät-sivulta löydät ohjaukseen liittyvät tehtävät. Keskeisiä toimintoja ovat:

  • Voit asiantuntijana lisätä ja muokata tehtäviä tarpeen mukaan.

  • Voit hakea tehtäviä aineistopankista. Voit tuoda ohjaustilaan aiemmin luotuja tehtäviä.

  • Tehtäviä luodessasi voit valita tehtävälle sopivan aihe helpottaaksesi tehtävätyypin löytymistä haussa sekä mahdollistaaksesi sen hyödyntämisen myöhemmin.

  • Voit kirjoittaa ja vastata asiakkaan tehtävää koskeviin kommentteihin.

  • Voit myös tarkistaa onko tehtävä kuitattu tehdyksi ja tarpeen mukaan palauttaa tehtävän myös avoimeksi.

Aineistot

Aineistot-sivulta löydät ohjaukseen liittyvät aineistot. Keskeisiä toimintoja ovat:

  • Voit asiantuntijana lisätä ja muokata aineistot tarpeen mukaan. Huomaa, että myös asiakkaat voivat lisätä aineistoja. Ohjaustilan aineistot näkyvät kaikille ohjaustilan osallistujille.

  • Aineiston haku aineistopankista. Voit tuoda ohjaustilaan aiemmin luotuja aineistoja.

  • Aineistoja luodessasi voit valita tehtävälle sopivan aihe helpottaaksesi aineistotyypin löytymistä haussa sekä mahdollistaaksesi sen hyödyntämisen myöhemmin.

Osallistujat

Osallistujat sivulla näet kaikki henkilöt, jotka ovat mukana ohjauksessa ja jotka näkevät ohjaustilan sisällöt.


Monialaisessa ohjauksessa voidaan hyödyntää useamman eri alan asiantuntijan asiantuntemusta. Monialainen ohjaus käynnistyy niin, että ohjaustilan asiantuntija pyytää asiakkaalta luvan kutsua muita asiantuntijoita. Monialaisen ohjauksen erityispiirteistä voit lukea lisää kohdasta Monialainen ohjaus. Osallistujat sivulla asiakas voi hallita näkyvyyteen liittyviä oikeuksia ja valita, keitä hän haluaa päästää ohjaustilaan.


Taustaorganisaatiosi vastaa tietosuojasta ja käsittelee ohjaustilan tietoja tietosuojaselosteen kuvaamalla tavalla tietoturvallisesti.

Muistiinpanot

Sivulle voit tallentaa muistiinpanoja ohjauksen aikana. HUOM: Muistiinpanot näkyvät ohjaustilassa vain sinulle, mutta jos asiakas lataa ohjaustilan sisällön itselleen hän näkee myös nämä muistiinpanot.

3X10D - Elämäntilannemittari

Yleistä

3X10D-elämäntilannemittari on rakennettu kahden periaatteen varaan:

  1. se helpottaa moniammatillista yhteistyötä tarjoten eri ammateista tuleville yhteisen kielen, jolla keskustella toistensa ja asiakkaan kanssa

  2. se korostaa itsearvion tekevän omaa roolia ja vastuuta sekä nostaa esiin vahvuuksia ilman diagnosointia ja ongelmia.

 

Hyödyt Käyttötavat
Asiakas
  • Asiakkaan äänen vahvistaminen
  • kokonaisvaltainen kohtaaminen
  • Tarpeen ja tuen yhdistäjä
  • Oma tulevaisuudensuunnitelma
  • Itsearvio
  • Omasuunnitelma
  • Osana palvelusuunnitelmaa
Asiantuntija/Ammattilainen
  • Seula
  • Työn suuntaaja
  • Yhteistyön suunnannäyttäjä
  • Puheeksioton väline
  • Osa palveluprosessia
  • Tarpeenmukaisen tuen määrittäminen
  • Vaikutusten osoitin
Johto ja päätöksentekijät
  • Vaikutusten osoittaja
  • Yhteisvaikutusten todentaminen
  • Alueen hyvinvoinnin osoitin
  • Muutosten tarkastelu
  • Systemaattinen tiedonkeruu

 

Kyselyn täyttäminen

3X10D-elämäntilannemittari kartoittaa vastaajan tyytyväisyyttä keskeisiin elämänalueisiin. Mittari soveltuu kerta-arvioksi tai muutosten seurantaan. Mittarin lyhyydestä johtuen sillä on mahdollista tehdä tilannearvioita lyhyin väliajoin. Muutoksen mittaamisessa on syytä kerätä tilannearvioita ennen interventiota ja riittävän kauan sen jälkeen sekä lisäksi tarvittaessa näiden välillä esimerkiksi kuukauden tai kolmen kuukauden välein. Mittaria voidaan hyödyntää myös asiakastyössä kokonaisvaltaisena keskustelun ja hyvinvointisuunnitelman laatimisen pohjana.

Asiakastyössä mittaria hyödynnetään itsearvion pohjalta keskusteluun ja tulevaisuuden suunnitteluun. Tällöin voidaan käydä pohdintaa keskeisten elämänalueiden osalta niiden merkityksestä, tilasta ja tulevaisuudesta.

Asiakasta ohjeistetaan täyttämään arvio mahdollisimman itsenäisesti.

Kunkin elämänalueen osalta arvioidaan tyytyväisyyttä asteikolla nollasta (erittäin tyytymätön) kymmeneen (erittäin tyytyväinen).

Vastatessa pyydetään keskittymään vastaushetken tuntemuksiin.

Halutessaan voi vastaaja kirjoittaa kutakin elämänaluetta koskevan muutos toiveen lähitulevaisuuteen.

 

Tulkinta

3X10D-elämäntilannemittari on tarkoitettu tuottamaan tietoa keskeisistä elämänalueista. Näin ollen siitä ei ole suunniteltu laskettavan yhtä kokonaispistemäärää kertomaan elämäntilanteen kokonaisuudesta. Mikäli tähän on kuitenkin tarvetta, niin siihen ei ole teknistä estettä, mutta tuloksen tulkinta jää abstraktille tasolle. Viimeisessä kysymyksessä vastaaja summaa itse yhteen eri elämänalueet arvioidessaan tyytyväisyyttä elämäänsä kokonaisuutena. Tätä kysymystä on perustellumpaa käyttää koetun hyvinvoinnin (elämäntilanteen) mittarina.

Vastaukset toimivat oman elämäntilanteen arvioinnin pohjana tai osana asiantuntijoiden kanssa käytäviä keskusteluita. Tällöin on mahdollista keskittyä miettimään, kuinka saisi vähennettyä tyytymättömyyttä aiheuttavia ongelmia joko itse tai yhdessä asiantuntijan kanssa.

11-portaisen (0-10) asteikon keskimmäinen pisteluku viisi (5) muodostaa yhden selkeän katkaisukohdan tulkinnalle. Arviot nollasta viiteen kuvaavat (vahvaa) tyytymättömyyttä elämäntilannetta kohtaan ja vastaavasti (voimakasta) tyytyväisyyttä osoittavat arviot kahdeksasta kymmeneen. Näiden välillä olevat arviot kuudesta seitsemään kertovat kohtuullisesta tyytyväisyydestä. Kolmiportainen tulkinta (ns. liikennevalot) auttaa löytämään nopeasti tyytymättömyyden ja tyytyväisyyden kohteet

 

Koottu: 3X10D®-elämäntilannemittarin kehitystyö 2015–2019 (theseus.fi)

Lisätietoa: 3X10D-elämäntilannemittari - Duodecim (terveysportti.fi)

Monialainen ohjaus

Toisen asiantuntijan kutsuminen ohjaustilaan

Monialaisessa ohjauksessa hyödynnetään useamman eri alan asiantuntijan asiantuntemusta, jos asiakkaan tilanne sitä vaatii. Siirtyminen monialaiseen ohjaukseen tapahtuu seuraavasti:

  1. Ohjaustilan perustanut asiantuntija ehdottaa asiakkaalle toisen asiantuntijan kutsumista ohjaustilaan. Asiakkaalle on tärkeää kertoa ketä kutsumassa ja mistä organisaatiosta toinen asiantuntija on.

  2. Jos asiakas on samaa mieltä monialaisesta ohjauksesta ja toisen asiantuntijan kutsumisesta ohjaustilaan, voi asiantuntija lähettää kutsun uudelle asiantuntijalle Osallistujat-sivulta.

  3. Kutsusta lähtee ilmoitus asiakkaalle ja kutsutulle asiantuntijalle.

  4. Asiakkaan täytyy hyväksyä kutsu Osallistujat-sivulla.

  5. Hyväksymisen jälkeen asiantuntija liitetään ohjaustilaan ja liittymisestä ilmoitetaan myös ohjaustilan osallistujille.

  6. Liittynyt asiantuntija ei näe aikaisempia viestejä eikä liitteitä.

 

Käyttöoikeuksien peruutus

Mikäli asiakas haluaa peruuttaa ylimääräiselle asiantuntijalle antamansa suostumuksen osallistua ohjaukseen, voit tehdä sen Osallistujat-sivulla. Peruutuksen jälkeen kyseinen asiantuntija ei enää pääse ohjaustilaan tai näe ohjaustilan sisältöjä. Asiakkaan oikeus hallita ohjauksessa mukana olevien henkilöiden pääsyä ohjaustilaan perustuu tietosuoja-asetukseen.

Muita ohjaustilaan liittyviä asioita

Aiheet

Ohjaustilan aiheet kertovat ohjaukseen osallistuville mistä asiasta ohjauksessa on kyse. Aiheita voi myös olla useampi, esimerkiksi silloin kun ohjauksen eri vaiheissa käsitellään eri teemoja. Aiheiden avulla pystytään seuraamaan myös mm. ohjauksen vaikuttavuutta.

Aiheita ovat:

  • yleinen tilanne

  • terveys

  • arki

  • sosiaaliset suhteet

  • psyykkinen hyvinvointi

  • itsetunto

  • taidot ja osaaminen

  • opiskelu

  • työ ja ammatit

  • talous

  • harrastukset

  • asuminen

  • riippuvuudet
     

Ohjauksen edistyessä aiheita voidaan lisätä tai poistaa kuvaamaan asiakkaan todellista tilannetta. Aiheiden avulla kerätään tilastotietoa siitä, millaisia ongelmia asiakkailla esiintyy. Samalla saadaan tietoa asiantuntijoiden osaamisen kehittämistarpeista. Kertyneitä tilastoja tarkastellaan säännöllisesti.

 

Ilmoitukset

Koska ohjaustilassa ei olla jatkuvasti paikalla samaan aikaan, ohjaustilan keskusteluun tulleista uusista viesteistä lähtee ilmoitus asiakkaan sähköpostiin. Ilmoituksessa on linkki, josta asiakas kirjautumaan palveluun.

Palvelun sisäiset Ilmoitukset tunnistaa kello-kuvakkeesta. Ilmoituksen voi avata klikkaamalla kuvaketta. Osa palvelun ilmoituksista toimitetaan myös sähköpostiin.

 

Ohjaustilan sisällön lataaminen

Asiakas voi sisäänkirjautumisen jälkeen ladata ohjaustilan sisällön itselleen Omat ohjaustilat-sivulta tai ohjaustilassa sisällä Ohjauksen vaiheet-sivulta. Sisältö latautuu pdf-muodossa ja sisältää ohjaustilan perustiedot, ohjauksen vaiheet, tehtävät, listauksen tapahtumista ja muistiinpano, sekä keskustelut. Asiantuntijan on mahdollista myös kirjoittaa Ohjauksen yhteenveto, joka liitetään osaksi pdf-tiedostoa. Pdf-tiedoston lisäksi asiakkaan on mahdollista ladata vielä haluamansa ohjaustilaan liitetyt liitteet. Liitteet on listattu lataa ohjaustilan sisältö näkymään allekkain.

Asiakas voi ladata sisällön milloin vain: ohjaustilan ollessa aktiivinen, suljettu ja myös silloin kun ohjaustila on jo arkistoitu.

Muistuta asiakasta lataamaan sisältö itselleen, kun ohjaus on päättymässä.

 

Ohjaustilan sulkeutuminen, arkistointi ja säilytysajat

Ohjaustila voi sulkeutua kahdella eri tavalla:


Asiantuntija voi sulkea ohjaustilan, kun ohjaus on päättynyt tai sen sulkeminen on muusta syystä ajankohtaista.
TAI
Ohjaustila sulkeutuu automaattisesti, jos asiakas ei tunnistautudu ohjaustilaan kolmeen (3) kuukauteen.


Sulkeutumisesta kolme (3) kuukautta eteenpäin voit vielä kirjautua ohjaustilaan sisään ja lähettää asiantuntijalle viestejä. Tarpeen vaatiessa asiantuntija voi aktivoida ohjaustilan uudestaan.

 

Arkistoitu ohjaustila

Kun ohjaustila on ollut suljettuna kolme (3) kuukautta. Se arkistoidaan yhdeksi (1) vuodeksi ja arkistoitu ohjaustila näkyy vain asiakkaalle.

Käyttäjäorganisaation pääkäyttäjän on myös mahdollista arkistoida asiantuntijoiden asiakkailleen perustamia ohjaustiloja. Näin voi tapahtua, jos ohjaustilan perustanut asiantuntija ei ole enää käytettävissä esimerkiksi sairausloman tai työsuhteen päättymisen vuoksi. Tällaisessa tilanteessa asiakas saa sähköpostilla ohjeet kuinka toimia.

Asiakas näkee arkistoidun ohjaustilan “omat ohjaustilasi” -sivulla 15 kuukautta sen sulkeutumisesta. Arkistointi ajan jälkeen ohjaustila häviää pysyvästi ja samalla sen sisältö poistetaan. Jos poistettu ohjaustilasi on ainoa asiakkaan ohjaustila, niin samalla palvelusta ja rekisteristä poistetaan kaikki asiakkaaseen liittyvät tiedot.

Ohjaustilan säilytysajoissa voi olla käyttäjäorganisaatio kohtaisia eroja. Eroavaisuuksia syntyy esimerkiksi silloin kun käyttäjäorganisaatio on viranomainen, jonka toimintaa säädellään laissa. Lopulliset säilytysajat selviävät käyttäjäorganisaation tietosuojaselosteesta. Tiedot löydät ohjaustilan perustaneen asiantuntijan organisaation tietosuojaselosteesta. Linkki tietosuojaselosteeseen löytyy asiantuntijan tietojen alta, ohjautilan “Osallistujat”-näkymässä.

Palvelun käyttäjäroolit

Asiakkaan roolit

Kirjautumaton asiakas

Kirjautumaton asiakas etsii tietoa julkisilta sivuilta tai kysyy neuvoja ja ohjausta palvelun kautta.

Kirjautunut asiakas

Asiakas on sisäänkirjautunut käyttäjä. Kirjautuminen tapahtuu vahvan tunnistautumisen kautta. Asiakas voi tunnistautua vain jos hänelle on perustettu ohjaustila. Ohjaus tapahtuu ohjaustilassa.

 

Asiantuntijan roolit

Asiantuntijalla voi olla useampi käyttäjärooli.

Ohjaaja

Ohjaaja toimii jonkin palveluun rekisteröityneen organisaation valtuuttamana Asiantuntijana. Ohjaaja tekee verkko-ohjaustyötä asiakkaille. Ohjaaja voi perustaa ohjaustiloja ja tuottaa niihin sisältöä.

Neuvoja

Neuvoja toimii jonkin palveluun rekisteröityneen organisaation valtuuttamana asiantuntijana. Neuvoja poimii avoimia kysymyksiä edustamansa organisaation työjonosta ja vastaa niihin. Neuvoja voi myös ohjata asiakkaan ohjaukseen.

 

Hallinnolliset roolit

Organisaation pääkäyttäjä

Pääkäyttäjä vastaa organisaation käyttäjähallinnasta. Lisää organisaation pääkäyttäjän ohjeita löydät täältä.

Valvoja

Valvoja seuraa ohjaustoiminnan tavoitteiden toteutumista. Valvoja näkee raportointi osiossa ennalta valikoituja tilastoja ja tuloksia.