Support for counselling and guidance

An easy to use and secure online guidance platform for impactful customer encounters.

Learn how to deploy the service

Support for counselling and guidance

An easy to use and secure online guidance platform for impactful customer encounters.

Learn how to deploy the service

Why use Ohjaustaverkossa.fi?

Secure

Each workspace is created specifically for the customer. Strong authentication ensures privacy. The service is GDPR-compliant, so you do not have to worry about that.

 The entire guidance in one place

Customer commitment often increases when they have an active role in the guidance process. The customer finds everything in one place: chats, links, summaries, assignments.
Easy to use

The workspace features a chat, a video call functionality, a customer feedback form and the 3X10D life situation assessment tool. You can also add additional material into the workspace, for example assignments.

 Also available on mobile devices

The workspaces scale well on smartphones in compliance with accessibility requirements. For some customers, mobile devices are the only option.
Enables cross-sectoral co-operation

Co-operation across organisational and professional boundaries. Proven impact in customer work, built-in GDPR-compliance.

 Supports knowledge-based management

More than 40 data points that can be reported to give you an overview on how the tool is actually used to interact with customers. In addition to the data on interaction, you can also get reports on customer feedback and customer replies to the impact questionnaire (=3X10D life situation assessment tool).
Acts as a service desk for guidance

One tool, many possibilities. For repeated questions by the customers, you can use preconfigured answers and classification by topic. The transfer from a service request to a workspace for longer customer engagement is as easy as clicking a button.
Secure

Each workspace is created specifically for the customer. Strong authentication ensures privacy. The service is GDPR-compliant, so you do not have to worry about that.

Easy to use

The workspace features a chat, a video call functionality, a customer feedback form and the 3X10D life situation assessment tool. You can also add additional material into the workspace, for example assignments.

The entire guidance in one place

Customer commitment often increases when they have an active role in the guidance process. The customer finds everything in one place: chats, links, summaries, assignments.

Also available on mobile devices

The workspaces scale well on smartphones in compliance with accessibility requirements. For some customers, mobile devices are the only option.

Enables cross-sectoral co-operation

Co-operation across organisational and professional boundaries. Proven impact in customer work, built-in GDPR-compliance.

Acts as a service desk for guidance

One tool, many possibilities. For repeated questions by the customers, you can use preconfigured answers and classification by topic. The transfer from a service request to a workspace for longer customer engagement is as easy as clicking a button.

Supports knowledge-based management

More than 40 data points that can be reported to give you an overview on how the tool is actually used to interact with customers. In addition to the data on interaction, you can also get reports on customer feedback and customer replies to the impact questionnaire (=3X10D life situation assessment tool).

One platform, many possibilities

In actual interactions with customers, the information, guidance and counselling phases vary in their initiation and duration. A service request arriving at the service desk can be converted into a secure workspace at the click of a button.

The customer’s contact is responded in the request queue view. You can use built-in replies in one-off service requests.

When working with a customer for a longer term, you can use assignment templates, materials or a preconfigured workspace template.

No strong authentication required

  •  

  • One-off customer

  • Information or counselling request

The customer’s contact is responded in the request queue view. You can use built-in replies in one-off service requests.

Strong authentication when logging in to a workspace

  • A secure workspace for sharing personal data in a demanding customer situation

  • Longer-term customer engagement in a workspace

  •  

When working with a customer for a longer term, you can use assignment templates, materials or a preconfigured workspace template.

Sopimus Ohjaustaverkossa.fi-palveluun 

Ohjaustaverkossa.fi-palvelu on alusta, joka on tarkoitettu organisaation ohjaus- ja neuvontapalveluiden tueksi.​ Käyttäjäorganisaatio vastaa itsenäisesti palvelussa antamastaan ohjauksesta ja neuvonnasta. ​KEHA-keskus vastaa alustan teknisestä toiminnannasta ja toimivuudesta sekä tarjoaa käyttöönottoon koulutusta verkko-oppimisalustalla.​

KEHA-keskus ja käyttäjäorganisaatio allekirjoittavat sopimuksen palvelun käytöstä  

Sopimus Ohjaustaverkossa.fi-palvelun käytöstä tehdään aina käyttäjäorganisaation kanssa. Sopimuksen allekirjoittajalla tulee olla organisaation nimenkirjoitusoikeus tässä asiassa. 

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR 28 artikla) mukaan henkilötietojen käsittelijä ei saa käyttää toisen henkilötietojen käsittelijän palveluksia ilman rekisterinpitäjän erityistä tai yleistä kirjallista ennakkolupaa.  

On hyvä huomata, että Ohjaustaverkossa.fi-palvelu ei ole asiakasrekisteri. Se on asiakasvuorovaikutuksen alusta, ja siksi tarvitaan​ viranomaisen kanssa tietojenkäsittelysopimus​. 

Olenko tietojenkäsittelijä vai rekisterinpitäjä? 

KEHA-keskus toimii alustalla ainoastaan tietojenkäsittelijänä. KEHA-keskuksella saattaa olla roolissaan tekninen pääsy asiakkaan henkilötietoihin, mutta ei toimivaltaa kerätä niitä omiin tarkoituksiinsa. KEHA-keskus toimii palveluntarjoajana, mutta se ei voi toimia ohjaustilan henkilötietojen osalta rekisterinpitäjänä. 

Käyttäjäorganisaatio toimii rekisterinpitäjänä. Asiakkaan ohjaustilassa asiakas ja asiantuntija keskustelevat käyttäjäorganisaation toimivallan puitteissa. Asiantuntijalla on yleensä lakiin tai sopimukseen perustuva oikeus käsitellä henkilötietoja.​  

Ohjaustaverkossa.fi-palvelussa käyttäjäorganisaation tietoihin linkitetään tietosuojaseloste ja henkilötietopyyntö. Näin henkilöasiakas tietää kaiken aikaa, mikä organisaatio toimii tietojen rekisterinpitäjänä. Käyttäjäorganisaation tietosuojaselosteessa pitää olla maininta Ohjaustaverkossa.fi-palvelusta.

KEHA-keskuksen ja TEM:n tavoitteena on selvittää Ohjaustaverkossa.fi-palvelun integrointimahdollisuudet TE-palvelujen sähköisiin alustoihin sekä muihin valtionhallinnon ohjauspalvelualustoihin. Jälkimmäiseen selvitykseen osallistuu myös muita hallinnonaloja. 

Lisätietopyynnöt palvelun käyttöön liittyen voit lähettää osoitteeseen: ohjaustaverkossa@ely-keskus.fi

Tule mukaan kasvavaan verkostoomme!

Käytämme Ohjaustaverkossa.fi-palvelua osana ohjaus- ja neuvontatyötämme.

TE-palvelut - AN-tjänster
Ohjaamot.fi
Vaasan kaupunki (vaasa.fi)