Ohjaustilan luominen
Ennen kuin aloitat ohjaustilan tietojen täyttämisen varmista, että olet perustamassa ohjaustilaa oikeaan organisaatioon. Organisaation valinta on mahdollinen silloin kun toimit useammassa organisaatiossa. Näet valitun organisaation sivun vasemmasta yläkulmasta sekä Luo ohjaustila -välilehdellä kohdassa Perustiedot.
Luo ohjaustila -välilehdeltä pääset tekemään asiakkaalle oman ohjaustilan. Ohjaustilan luomisessa on kolme kokonaisuutta: perustiedot, viesti asiakkaalle ja ohjaustilapohjan valinta, jos haluat käyttää ohjauksessa valmista ohjaustilapohjaa.
Ohjaustilan perustiedot
Perustiedot-kohdassa kirjaat asiakkaan nimen, sähköpostiosoitteen, ohjaustilan nimen ja valitset ohjaustilan aiheen / aiheet. Asiakkaan sähköpostiosoite on tärkeä tieto, sen perustella asiakas ja hänen ohjaustilansa yhdistetään ja asiakkaan sähköpostiosoite varmistetaan ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä. Ohjaustilalle kannattaa antaa kuvaava nimi, se auttaa sinua tunnistamaan eri asiakkaiden ohjaustilat. Ohjauksen aiheet -kohdasta pääset valitsemaan ohjauksen aiheen / aiheet. Sinun on valittava vähintään yksi aihe, mutta voit valita useammankin aiheen tai lisätä aiheita myöhemmin. Aiheita hyödynnetään muun muassa raportoinnissa. Ohjaustilan perustanut asiantuntija toimii lähtökohtaisesti asiakkaan “omana asiantuntijana” ohjaustilassa.
Kutsu ohjaustilaan
Viesti asiakkaalle on tärkeä verkko-ohjauksen käynnistämiseksi. Voit valita valmiin viestipohjan, muokata sitä tai kirjoittaa kokonaan uuden viestin ja tarvittaessa tallentaa uuden viestin viestipohjiin. Asiakkaalle lähetettävän viestin täytyy sisältää ohjauksen käynnistämisen kannalta kaikki tärkeät tiedot kuten kirjautumisohjeen ja linkin Ohjaustaverkossa.fi-etusivulle. Asiakas kirjautuu ohjaustilaan ohjaustaverkossa.fi-etusivulta aina vahvan tunnistautumisen kautta.
Asiakkaalle lähettämäsi viesti näkyy myös asiakkaan ohjaustilan keskustelunäkymässä ensimmäisenä viestinä.
Valmis ohjaustilapohja
Jos sinulla tai organisaatiolla on valmiita ohjaustilapohjia, voit valita ohjaustilapohjan valikosta. Ohjaustilapohjaan voi valmiiksi tallentaa ohjauksen vaiheet, tehtävät ja/tai aineistot. Oletuspohjana on tyhjä ohjaustilapohja.
Esikatselussa kannattaa vielä tarkistaa valittu organisaatio ja asiakkaan sähköposti. Ohjaustila on perustettu, kun olet ensin valinnut Esikatsele ja perusta ohjaustila ja sen jälkeen vielä Perusta ohjaustila.
