Organisaation pääkäyttäjä - yleistä

Organisaation pääkäyttäjä on käyttäjärooli, jolla on pääsy ohjaustaverkossa.fi-palvelun organisaation hallintanäkymään. Tässä ohjeessa keskitytään organisaation pääkäyttäjän näkymiin ja toiminnallisuuksien esittelyyn. 

Tärkeitä huomioita

  • Yksittäinen käyttäjä voi toimia useamman organisaation pääkäyttäjänä.

  • Kullakin organisaatiolla on hyvä olla useampi kuin yksi pääkäyttäjä. 

  • Pelkällä pääkäyttäjän roolilla ei voi tehdä asiakastyötä. Pääkäyttäjällä voi kuitenkin olla useampi käyttäjärooli. Pääkäyttäjällä voi olla myös käyttäjärooli Ohjaaja. Tämä rooli pitää määritellä erikseen.

Tässä ohjeessa käydään läpi organisaation pääkäyttäjän rooliin liittyvät keskeiset näkymät ja toiminnallisuudet lähtien liikkeelle käyttäjätilin perustamisesta.

Käyttäjätili

Jotta sinulle voidaan luoda käyttäjätili organisaatiollasi täytyy myös olla tili palvelussa. Taustaorganisaatiosi (usein työnantajasi) on vastuussa joistakin tietosuoja-asetukseen liittyvistä seikoista kuten rekisterien ylläpidosta ja osoitusvelvollisuudesta. Oman organisaatiosi lisäksi käyttäjätilisi yhdistetään Ohjaustaverkossa.fi -palvelun yleiseen käyttäjätietokantaan käytön mahdollistamiseksi.

 

Kirjautuminen

Ennen ensimmäistä kirjautumista palvelun pääkäyttäjän täytyy luoda sinulle käyttäjätili, joka on sidottu taustaorganisaatioosi (usein työnantaja). Varmista, että tarvittavat alkutoimet on tehty ennen kirjautumista palveluun.

Tilin luomisen jälkeen asiantuntijan roolissa sinulla on kaksi (2) vaihtoehtoa kirjautua palveluun.

  1. VIRTU-tunnistautuminen on mahdollista viranomaiselle, jolla on käytössä VIRTU-tunnukset.

    Lisätietoa VIRTU-tunnistautumisesta saat palvelun ohjeista.

  2. Suomi.fi -tunnistautuminen

    Lisätietoa Suomi.fi-tunnistautumisesta saat palvelun ohjeista.

 

Kirjautumisen vaiheet

  1. Palvelun käyttöä varten tarvitset sähköpostitiliäsi, VIRTU-tunnukset tai Suomi.fi tunnistautumista varten varmennekortin, mobiilivarmenteen tai pankin myöntämät verkkopankkitunnukset. Ota ne valmiiksi esille.

  2. Avaa selain (Edge, Chrome, Firefox tai Safari) ja mene ohjaustaverkossa.fi-palvelun etusivulle

  3. Seuraavaksi klikkaa ”Tunnistaudu”-painiketta.

  4. Valitse haluamasi tunnistustapa ja seuraa palveluntarjoajan ohjeita.

  5. Kun tunnistautuminen on onnistunut pääset sisään palveluun ja sinulle avautuu Oman näkymän Yleinen työjono-välilehti.

Kirjautuminen

Ennen ensimmäistä kirjautumista palvelun pääkäyttäjän täytyy luoda sinulle käyttäjätili, joka on sidottu taustaorganisaatioosi (usein työnantaja). Varmista, että tarvittavat alkutoimet on tehty ennen kirjautumista palveluun.

Tilin luomisen jälkeen asiantuntijan roolissa sinulla on kaksi (2) vaihtoehtoa kirjautua palveluun.

  1. VIRTU-tunnistautuminen on mahdollista viranomaiselle, jolla on käytössä VIRTU-tunnukset.

    Lisätietoa VIRTU-tunnistautumisesta saat palvelun ohjeista.

  2. Suomi.fi -tunnistautuminen

    Lisätietoa Suomi.fi-tunnistautumisesta saat palvelun ohjeista.

 

Kirjautumisen vaiheet

  1. Palvelun käyttöä varten tarvitset sähköpostitiliäsi, VIRTU-tunnukset tai Suomi.fi tunnistautumista varten varmennekortin, mobiilivarmenteen tai pankin myöntämät verkkopankkitunnukset. Ota ne valmiiksi esille.

  2. Avaa selain (Edge, Chrome, Firefox tai Safari) ja mene ohjaustaverkossa.fi-palvelun etusivulle

  3. Seuraavaksi klikkaa ”Tunnistaudu”-painiketta.

  4. Valitse haluamasi tunnistustapa ja seuraa palveluntarjoajan ohjeita.

  5. Kun tunnistautuminen on onnistunut pääset sisään palveluun ja sinulle avautuu Oman näkymän Yleinen työjono-välilehti.
     

Hallintanäkymä

Kirjauduttuasi palveluun organisaation pääkäyttäjäroolissa, sinulle näkyy palvelun päävalikossa kohta “Hallinta”.

Kokonaisuudessaan Hallinta-näkymästä löytyvät seuraavat sisällöt:

Omat organisaatiot

Organisaatiot välilehdellä näet kaikki ne organisaatiot, joiden pääkäyttäjänä toimit. Näitä organisaatioita kutsutaan myös verkosto-organisaatioiksi.

 

Organisaation tiedot - välilehti

Voit muokata organisaation tietoja, kuten erilaisia yhteystietoja sekä palvelulupauksen aikarajoja Organisaation tiedot - välilehdellä. Osaa perustiedoista on kuitenkin sellaisia, jotka palvelun pääkäyttäjä on määritellyt valmiiksi käyttöoikeushakemuksen perusteella. Näitä tietoja ei voi muuttaa.

 

Organisaation käyttäjät - välilehti

Sivulla näet valitun organisaation kaikki käyttäjät, ja voit luoda katsauksen kunkin yksittäisen käyttäjän tietoihin ja toimintaan palvelussa.

Organisaation käyttäjät yhteenvetotaulukosta löytyvät:

  • Käyttäjän rooli(t)

  • Käyttäjän ohjaustilojen määrä ja tyyppi

  • Käyttäjän palvelupyyntöjen määrä

  • Käyttäjää koskevat järjestelmän tuottamat automaattiset huomiot:

    • Käyttäjän kirjautumisesta on kulunut yli 3kk

    • Käyttäjä on ilmoittanut poissaolosta

    • Käyttäjän palvelupyynnöt ovat myöhässä


Organisaation käyttäjät välilehdeltä löytyviä keskeisiä toiminnallisuuksia ovat:

  • Uusien käyttäjien lisääminen organisaatioon ohjaustyön mahdollistamiseksi

  • Käyttäjätietojen muokkaus (esim. rooli, nimi, taustaorganisaation, ammattinimike, sähköpostiosoite)

  • Käyttäjien työtilanteen eli ohjaustilojen ja palvelupyyntöjen seuranta

  • Käyttäjien ohjaustilojen sulkeminen ja viestin lähettäminen asiakkaalle

  • Käyttäjien palvelupyyntöjen siirtäminen toiselle asiantuntijalle organisaation sisällä tai palauttaminen työjonoon.

  • Käyttäjien poistaminen

 

Huomaa, että käyttäjän ohjaustilan sulkemiseen ja käyttäjien poistamiseen liittyy erilaisia, mm. henkilötietosuojaan ja tietoturvaan kytkeytyviä rajoitteita. Esimerkiksi organisaatiosta lähtevällä asiantuntijalla ei voi jäädä aktiivisia ohjaustiloja, vaan ne täytyy ensin siirtää toiselle asiantuntijalle ennen käyttäjän poistamista järjestelmästä. Myös palvelupyynnöt on siirrettävä toiselle asiantuntijalle.

 

Organisaation lomakkeet - välilehti

Välilehdellä voit hallita organisaatiosi verkkolomakkeita. Verkkolomakkeet ovat tärkeä automaation työkalu. Valmis, listauksessa näkyvä lomake on voidaan upottaa esimerkiksi organisaatiosi verkkosivulle. Asiakkaan lomakkeelle syöttämät tiedot päätyvät tällöin suoraan organisaatiosi työjonoon.


Organisaation lomakkeet välilehden keskeiset toiminnot:

  • Valmiiden lomakkeiden esikatselu

  • Valmiiden lomakkeiden lataus HTML-muodossa

  • Uuden lomakkeen luominen vaiheittain etenevän lomaketyökalun avulla

  • Lomakkeen poistaminen käytöstä

  • Lomakkeen ottaminen käyttöön

  • Vanhojen lomakkeiden poistaminen

 

Käyttäjät

Sivu toimii kaikkien organisaatioiden, joiden pääkäyttäjän olet, käyttäjähallinnan työkaluna.

 

Kaikki käyttäjät - välilehti

Sivulla näet listattuna kaikki käyttäjät, jotka kuuluvat niihin organisaatioihin, joiden pääkäyttäjän roolissa toimit. Sivulla voit luoda katsauksen kunkin yksittäisen käyttäjän tietoihin ja toimintaan palvelussa. Lisäksi voit hallita käyttäjien oikeuksia ja muokata erilaisia perustietoja. Myös ohjaustilojen ja palvelupyyntöjen siirrot toisille asiantuntijoille voidaan tehdä tässä näkymässä.

 

Käyttäjän tiedot - välilehti

Välilehdellä voit muokata käyttäjän perustietoja ja oikeuksia eri organisaatioissa omien käyttöoikeuksiesi puitteissa.

 

Käyttäjän ohjaustilat - välilehti

Välilehdellä voit seurata ja hallita käyttäjä ohjaustiloja.

Keskeisiä toimintoja ovat:

  • Käyttäjän ohjaustilojen seuranta

  • Käyttäjien ohjaustilojen sulkeminen ja viestin lähettäminen asiakkaalle

  • Käyttäjien palvelupyyntöjen siirtäminen toiselle asiantuntijalle organisaation sisällä tai palauttaminen työjonoon.

  • Käyttäjien poistaminen

Huomaa, että käyttäjän ohjaustilan sulkemiseen ja käyttäjien poistamiseen liittyy erilaisia, mm. henkilötietosuojaan ja tietoturvaan kytkeytyviä rajoitteita. Esimerkiksi organisaatiosta lähtevällä asiantuntijalla ei voi jäädä aktiivisia ohjaustiloja, vaan ne täytyy ensin siirtää toiselle asiantuntijalle ennen käyttäjän poistamista järjestelmästä. Myös palvelupyynnöt on siirrettävä toiselle asiantuntijalle.

 

Käyttäjän palvelupyynnöt - välilehti

Välilehdellä voit seurata ja hallita käyttäjä palvelupyyntöjä.

Keskeisiä toimintoja ovat:

  • Käyttäjän palvelupyyntöjen seuranta 

  • Käyttäjien palvelupyyntöjen siirtäminen toiselle asiantuntijalle organisaation sisällä.

  • Käyttäjien palvelupyyntöjen sulkeminen 

  • Palvelupyyntöjen palauttaminen työjonoon

 

Käyttöoikeuspyynnöt - välilehti

Sivulla voit hyväksyä käyttöoikeushakemuksen kautta tulleet käyttöoikeuspyynnöt.

Huom! Mikäli haluat itse syöttää organisaatioosi uuden käyttäjän tiedot, pääset tietojensyöttölomakkeeseen valikon kohdasta “Käyttöoikeushakemus”. Tämä on usein yksinkertaisin ja nopein tapa lisätä organisaatioon uusia käyttäjiä.

Kaikki käyttäjät - välilehti

Sivulla näet listattuna kaikki käyttäjät, jotka kuuluvat niihin organisaatioihin, joiden pääkäyttäjän roolissa toimit. Sivulla voit luoda katsauksen kunkin yksittäisen käyttäjän tietoihin ja toimintaan palvelussa. Lisäksi voit hallita käyttäjien oikeuksia ja muokata erilaisia perustietoja. Myös ohjaustilojen ja palvelupyyntöjen siirrot toisille asiantuntijoille voidaan tehdä tässä näkymässä.

 

Käyttäjän tiedot - välilehti

Välilehdellä voit muokata käyttäjän perustietoja ja oikeuksia eri organisaatioissa omien käyttöoikeuksiesi puitteissa.

 

Käyttäjän ohjaustilat - välilehti

Välilehdellä voit seurata ja hallita käyttäjä ohjaustiloja.

Keskeisiä toimintoja ovat:

  • Käyttäjän ohjaustilojen seuranta 

  • Käyttäjien ohjaustilojen sulkeminen ja viestin lähettäminen asiakkaalle

  • Käyttäjien palvelupyyntöjen siirtäminen toiselle asiantuntijalle organisaation sisällä tai palauttaminen työjonoon.

  • Käyttäjien poistaminen

Huomaa, että käyttäjän ohjaustilan sulkemiseen ja käyttäjien poistamiseen liittyy erilaisia, mm. henkilötietosuojaan ja tietoturvaan kytkeytyviä rajoitteita. Esimerkiksi organisaatiosta lähtevällä asiantuntijalla ei voi jäädä aktiivisia ohjaustiloja, vaan ne täytyy ensin siirtää toiselle asiantuntijalle ennen käyttäjän poistamista järjestelmästä. Myös palvelupyynnöt on siirrettävä toiselle asiantuntijalle.

 

Käyttäjän palvelupyynnöt - välilehti

Välilehdellä voit seurata ja hallita käyttäjä palvelupyyntöjä.

Keskeisiä toimintoja ovat:

  • Käyttäjän palvelupyyntöjen seuranta

  • Käyttäjien palvelupyyntöjen siirtäminen toiselle asiantuntijalle organisaation sisällä.

  • Käyttäjien palvelupyyntöjen sulkeminen

  • Palvelupyyntöjen palauttaminen työjonoon

 

Käyttöoikeuspyynnöt - välilehti

Sivulla voit hyväksyä käyttöoikeushakemuksen kautta tulleet käyttöoikeuspyynnöt.

Huom! Mikäli haluat itse syöttää organisaatioosi uuden käyttäjän tiedot, pääset tietojensyöttölomakkeeseen valikon kohdasta “Käyttöoikeushakemus”. Tämä on usein yksinkertaisin ja nopein tapa lisätä organisaatioon uusia käyttäjiä.

Sähköposti

Sähköpostityökalun avulla voit lähettää viestejä palvelun eri käyttäjäryhmille. Viestityökalu on tarkoitettu ainoastaan palvelun käyttöön liittyvään viestintään.

Raportit

Raportit sivulla voit seurata järjestelmän tuottamia raportteja ja kehittää organisaatiosi toimintaa niiden perusteella.

 

Käyttöoikeushakemus

Voit luoda uusia käyttäjiä eri rooleihin sivulla näkyviin organisaatioihin käyttöoikeushakemuksen kautta.

Huom! Käyttäjien lisääminen omaan organisaatioon on usein yksinkertaisinta tehdä tämän lomakkeen kautta. Pääkäyttäjänä voit hyväksyä uusia käyttäjiä Käyttäjät -sivun Käyttöoikeuspyynnöt - välilehdellä.

Käyttöoikeushakemus

Voit luoda uusia käyttäjiä eri rooleihin sivulla näkyviin organisaatioihin käyttöoikeushakemuksen kautta.

Huom! Käyttäjien lisääminen omaan organisaatioon on usein yksinkertaisinta tehdä tämän lomakkeen kautta. Pääkäyttäjänä voit hyväksyä uusia käyttäjiä Käyttäjät -sivun Käyttöoikeuspyynnöt - välilehdellä.

Palvelun käyttäjäroolit

Asiakkaan roolit

Kirjautumaton asiakas
Kirjautumaton asiakas etsii tietoa julkisilta sivuilta tai kysyy neuvoja ja ohjausta palvelun kautta.

Kirjautunut asiakas
Asiakas on sisäänkirjautunut käyttäjä. Asiakkaan pitää tunnistautua ennen ohjauksen alkua. Asiakas saa ohjausta ohjaustilassa.

 

Asiantuntijan käyttäjäroolit


Ohjaaja
Ohjaaja toimii jonkin palveluun rekisteröityneen organisaation valtuuttamana asiantuntijana. Ohjaaja tekee verkko-ohjaustyötä asiakkaille. Ohjaaja voi perustaa ohjaustiloja ja tuottaa niihin sisältöä.

Neuvoja
Neuvoja toimii jonkin palveluun rekisteröityneen organisaation valtuuttamana asiantuntijana. Neuvoja poimii avoimia kysymyksiä edustamansa organisaation työjonosta ja vastaa niihin. Neuvoja voi myös ohjata asiakkaan ohjaukseen.

 

Hallinnolliset roolit

Pääkäyttäjä
Pääkäyttäjä vastaa organisaation käyttäjähallinnasta.

Valvoja
Valvoja seuraa ohjaustoiminnan tavoitteiden toteutumista.

Asiakkaan roolit

Kirjautumaton asiakas
Kirjautumaton asiakas etsii tietoa julkisilta sivuilta tai kysyy neuvoja ja ohjausta palvelun kautta.
 

Kirjautunut asiakas
Asiakas on sisäänkirjautunut käyttäjä. Asiakkaan pitää tunnistautua ennen ohjauksen alkua. Asiakas saa ohjausta ohjaustilassa.

Asiantuntijan käyttäjäroolit

Ohjaaja
Ohjaaja toimii jonkin palveluun rekisteröityneen organisaation valtuuttamana asiantuntijana. Ohjaaja tekee verkko-ohjaustyötä asiakkaille. Ohjaaja voi perustaa ohjaustiloja ja tuottaa niihin sisältöä.

Neuvoja
Neuvoja  toimii jonkin palveluun rekisteröityneen organisaation valtuuttamana asiantuntijana. Neuvoja poimii avoimia kysymyksiä edustamansa organisaation työjonosta ja vastaa niihin. Neuvoja voi myös ohjata asiakkaan ohjaukseen.

 

Hallinnolliset roolit

Pääkäyttäjä
Pääkäyttäjä vastaa organisaation käyttäjähallinnasta.

Valvoja
Valvoja seuraa ohjaustoiminnan tavoitteiden toteutumista.