Murupolku

Rekisteriseloste

OHJAUSTAVERKOSSA.FI -PALVELUN ASIAKASREKISTERITIETOSUOJASELOSTE
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679
28.6.2019
  1. Tämä dokumentti on osa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen, (EU) 2016/679, (eli GDPR) edellyttämää rekisterinpitäjän informointi- ja osoitusvelvoitetta.

    Dokumentin sisältöä päivitetään tarvittaessa.

  2. REKISTERIN NIMIOHJAUSTAVERKOSSA.FI -PALVELUN ASIAKASREKISTERI
    RekisterinpitäjäKeski-Suomen elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus (Ely-keskus)
    Y-tunnus2296962-1
    OsoiteCygnaeuksenkatu 1, 40100 Jyväskylä
    VastuutRekisterinpitäjällä on kokonaisvastuu henkilörekisterin tietosisällöstä, henkilötietojen ajantasaisuudesta rekisteröidyiltä ja muilta tietolähteiltä saamiensa tietojen perusteella.
    TietosuojavastaavaPauli Paatsola
    OsoiteWredenkatu 2, 78200 Varkaus
    Sähköpostipauli.paatsola@ely-keskus.fi
    Puhelin0295020123
    Rekisterin yhteyshenkilöVille Rötkö
    OsoiteOpastinsilta 12 B, 5. krs, 00520 Helsinki
    Sähköpostiville.rotko@ely-keskus.fi
    Puhelin0295020224
    VastuutMuu yhteyshenkilö
    • On rekisteröidyn ensisijainen yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa.
    • Rekisteriä koskevat tiedustelut ja oikaisupyynnöt osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.
  3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
    • Ohjaustaverkossa.fi -palvelun avulla toteutetaan henkilöasiakkaiden (myös ”asiakas”) ohjaus- ja neuvontapalvelua ja se toimii sitä käyttäville palveluntarjoajille sähköisenä palvelukanavana.
    • Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on neuvonta ja ohjaus. Neuvonta ja ohjaus koskevat erilaisia palveluita laajasti elämän eri osa-alueilla, kuten koulutus, työllistyminen, terveyspalvelut, sosiaalipalvelut, asuminen, yleinen elämänhallinta.
    • Neuvonnan ja ohjauksen yhteydessä esille saattaa tulla arkaluonteisia tietoja tai tietosuoja-asetuksen artiklassa 9 määriteltyjä erityisiä henkilötietoja. (Esim. terveys, etninen tausta, vakaumus, harrastukset).
    • Asiakas voi itse omaan työtilaansa kirjata ja tallentaa tietoja omista olosuhteistaan ja itse sallia esim. katseluoikeuden tietoihinsa järjestelmään käyttöoikeuden saaneelle ammattilaiselle.
    • Asiakkaan pyynnöstä ja nimenomaisella suostumuksella tietoja voidaan rajoitetusti siirtää tai luovuttaa ammattilaiselta toiselle yksilöityä käyttötarkoitusta varten.
    Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus (oikeusperusta)Suostumus
    • Tietojen käsittelyperuste on asiakkaan suostumus: palvelun käyttäminen perustuu vapaaehtoisuuteen eikä siitä ole säädetty laissa.
    Yleinen etu
    • Toissijaisesti rekisterinpitäjän yleinen etu henkilötietojen käsittelyperusteeksi voi tulla kysymykseen siltä osin, kun tietoja käytetään tilastointitarkoituksiin tai rekisterinpitäjän toiminnan kehittämistä ja suunnittelemista varten. Henkilötietoja käsitellään tällöin anonyymisti.
    Lakiin perustuva käsittely
    • Tietoja voidaan laissa säädetyissä tilanteissa luovuttaa viranomaisille perustuen esimerkiksi nuorisolakiin tai sosiaalihuoltolakiin (alle 18-vuotiaiden lastensuojelun tarve).
  4. Tietosisältö - Rekisteröityjen ryhmät
    • Henkilöasiakkaat, jotka käyttävät palvelua vapaaehtoisesti.
    Tietosisältö - Henkilötietojen ryhmä
    • nimimerkki, sähköpostiosoite, IP-osoite
    • koko nimi ja henkilötunnus
    • asiakkaan itsensä kirjaamat kuvaustiedot itsestään ja tarpeistaan, johon hakevat ratkaisua. Kuvaukset voivat sisältää myös EU:n tietosuoja-asetuksen 9 artiklan tarkoittamia erityisiä henkilötietoja, kuten tietoja asiakkaan terveydentilasta, psyykkisestä tilasta, etnisestä taustasta, uskonnosta, poliittisista mielipiteistä, seksuaalisesta suuntautumisesta ym.
    • tiedot asiakkaan antamasta yksilöidystä suostumuksesta tietojen käsittelyyn, kuten kirjaaminen ja luovuttaminen esim. toiselle viranomaiselle.
    • ammattilaisen nimi ja asiakkaan suostumuksella kirjattuja tietoja.
    Muita rekisteriin muodostuvia tietoja
    • Palvelun tilastotapahtumat
    • Järjestelmän käytöstä syntyvät lokitiedot
    Evästeet
    • Palvelussa käytetään evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa palvelun tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Evästeiden käyttö mahdollistaa sen, että palvelun käyttäjille voidaan tarjota yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita. Mikäli palvelun käyttäjä ei halua sallia evästeiden käyttöä, voidaan tämä estää Internet-selaimen asetuksista. On syytä huomioida, että evästeet voivat olla tarpeellisia palvelun joidenkin osien toimimiselle.
  5. Tietolähteet
    • Asiakkaan henkilötiedot saadaan asiakkaalta itseltään.
    • Asiakkaan nimenomaisella suostumuksella tietoja voidaan saada asiakkaan kanssa asioineilta viranomaisilta.
    • Tietoja voidaan saada myös alaikäisen asiakkaan huoltajalta.
    Tietojen siirto eri vastaanottajille
    • Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjältä toisen organisaation ammattihenkilölle, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän ja työnantajansa kanssa solmitun henkilötietojen käsittelysopimuksen perusteella.
    • Eri ammattilaiset käsittelevät tällöin henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun ja käsittely perustuu
      • ammattilaisen työnantajan kanssa tehtyyn sopimukseen,
      • verkkopalvelun rekisterinpitäjän myöntämään henkilökohtaiseen käyttöoikeuteen sekä
      • asiakkaan erikseen antamaan suostumukseen.
    • Henkilötietoja voidaan edellisten lisäksi siirtää käsiteltäväksi palveluntarjoajille, jotka ovat tehneet rekisterinpitäjän kanssa käsittelysopimuksen, kuten tietojärjestelmän teknisiä ratkaisuja ylläpitävät tai tukevat tahot. Käsittely ei edellytä asiakkaan suostumusta.
    Tietojen luovutukset
    • Tietoja voidaan luovuttaa asiakkaan tai alaikäisen nuoren huoltajan nimenomaisella ja yksilöidyllä suostumuksella esim. viranomaiselle tai palveluntarjoajalle, jolle asiakas ohjataan.
    • Mikäli laissa näin säädetään, viranomainen voi luovuttaa henkilötietoja toiselle viranomaiselle, kuten etsivälle nuorisotyölle, sosiaali- ja terveyshuollon viranomaisille, poliisille salassapitosäännösten estämättä. (esim. Nuorisolaki 11 §, sosiaalihuoltolaki 35 §)
    Tietojen luovutukset EU- ja ETA-maiden ulkopuolelleRekisterin tietoja ei luovuteta EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.
    Tietojen säilytysaika

    Henkilötiedot poistetaan rekisteristä kuukauden kuluessa, kun ne eivät ole tarpeen asian käsittelyn kannalta.

    Henkilötiedot poistetaan rekisteristä heti, kun rekisteröity on pyytänyt tietojensa poistamista.

    Rekisteristä poistamisen jälkeen henkilötietoja säilytetään lainmukaisten vaateiden esittämistä varten järjestelmän arkistotietokannassa, kunnes 2 vuotta on kulunut käsittelyn päättymisestä tai tietojen poistamista koskevan pyynnön esittämisestä.

    Rekisteristä poistamisen jälkeen tietoja voi säilyttää arkistonmuodostamissuunnitelman mukaisesti tilastollisia ja toiminnan kehittämistä varten anonyymeinä eli siten, ettei henkilö ole niistä tunnistettavissa.

  6. Manuaalinen aineistoPaperimuotoista, manuaalista aineistoa ei pitäisi muodostua. Mikäli käsittelyyn tulee kuitenkin manuaalista aineistoa, sitä säilytetään lukitussa tilassa ja lukitussa kaapissa.
    Tietojärjestelmillä käsiteltävä aineisto

    Sähköiset rekisterit on suojattu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin. Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

    Tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

    Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti ja käyttäjillä on vaitiolovelvollisuus.

    Henkilötietoja pääsee käsittelemään vain työtehtävissään ja siltä osin kuin rekisteröity on antanut käsittelyyn tietylle henkilölle suostumuksensa.

    Käytön valvontaRekisterinpitäjä valvoo rekisterin käyttöä ja järjestelmä mahdollistaa teknisen valvonnan erilaisin lokituksin. Lokirekisteri on tästä rekisteristä erillinen.
  7. Rekisteröidyn oikeudetRekisterissä olevalla henkilöllä on seuraavia oikeuksia
    • oikeus saada pyynnöstä tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukainen vahvistus henkilötietojensa käsittelystä ja jäljennös rekisterissä olevista tiedoista.
    • asiakas voi vapaasti lisätä, muokata ja poistaa omia tietojaan järjestelmästä omasta profiilistaan.
    • oikeus vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.
    Rekisteröidyn muut oikeudetRekisteröidyllä on oikeus pyytää mm., että
    • häntä koskevat henkilötiedot poistetaan rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi");
    • hänen henkilötietojensa käsittelyä rajoitetaan.
    Pyynnön esittäminenPyyntö tulee tehdä kirjallisesti rekisterinpitäjälle (yhteystiedot yllä).
    Rekisteröidyn tunnistaminenRekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
    Vastaamisen määräaikaRekisterinpitäjä vastaa pyyntöön pääsääntöisesti viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä.
    OikeusturvaRekisterinpitäjän toimintaan tyytymätön rekisteröity, joka katsoo oikeuksiaan loukatun, voi tehdä ilmoituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon.